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关于印发《安徽工业大学工商学院档案业务建设规范》的通知
2014-06-09 16:44  学院办公室

各系(室),各部门:

为推进我院档案工作规范化、制度化建设,提高档案工作管理水平,更好地为学院各项工作服务,特制定《安徽工业大学工商学院档案业务建设规范》,经院领导同意,现予以印发,请遵照执行。

附件:1.档案简明二级类目分类表

          2.档案分卷(件)封面标识

          3.安徽工业大学工商学院档案分类、归档范围与保管期限表

 

 

安徽工业大学工商学院办公室

201464

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

安徽工业大学工商学院档案业务建设规范

为加强档案业务建设,提高管理水平,有效地保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》有关规定,结合我院实际,特制定本规范。

一、学院档案工作的基本原则

1.学院在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,均属档案范畴。

2.档案建设是我院基本建设的重要内容,档案工作水平是我院教学教育质量和管理水平的重要标志。

3.全院档案实行统一管理,确保完善、准确、系统和安全,以利于档案信息资源的管理和开发利用。

4.全院应严格实行部门立卷(件)归档制度,逐步做到“三纳入”(纳入学院工作计划和发展规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围);“四同步”(在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作)。

5.学院有一位院领导分管档案工作,各部门、各系(室)必须有一名负责人分管本部门的档案工作,把档案工作列入自己的职责范围,对平时的文件材料管理工作进行督促、检查,对立卷归档的材料进行审核;必须设有兼职档案员(原则上为机关各部门秘书,教学单位教学行政干事),具体负责本部门文件档案的收集、整理、组卷和归档、移交工作。各部门、各系(室)的兼职档案员,在业务上受院综合档案室的指导、监督和检查。

6.要把档案工作列入学院工作计划和发展规划,在人员、经费、库房、设备各方面提供必要条件。

7.学院档案工作要努力从经验管理转向科学管理,逐步采用先进技术,大力开发档案信息资源,为教学、科研和党政管理等提供优质服务。

二、综合档案室的基本任务

1. 贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定,制定本院档案工作的规划和规章制度,并组织实施。

2. 指导、监督、检查院内各部门归档材料的立卷归档工作。制订全院档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况。

3. 负责全院各类档案及有关资料的接收(收集)、整理、鉴定、编目和统计工作。

4. 编制各类档案的检索工具,积极开展编研工作,大力开发档案信息资源,为学院各项工作和社会服务。

5. 建立健全学院档案工作网络和对全院专、兼职档案员进行业务培训。

6. 保守档案机密,做好档案保护工作,确保档案的完整和安全,延长档案使用寿命。

7. 积极开展档案学术研究和交流活动,不断提高科学管理水平。

8. 广泛进行档案工作宣传,提高全院师生员工的档案意识。

三、档案工作制度建设

1.综合性的规章制度,包括各种综合性的实施办法、细则、规定。

2.立件归档制度,包括院内各部门立件要求,各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法。

3.档案保管制度,包括档案的安全保护和库房、设备管理制度。

4.档案的保密、保卫制度,包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

5.档案统计制度,包括统计时间、项目、内容、办法。

6.档案开发利用制度,包括确定档案的开发利用管理办法等。

7.档案鉴定制度,包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。

8.档案室人员的岗位责任制度,包括目标、职责、权限、任务等。

四、归档范围的确定

1.确定原则

1)归档文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考、凭证作用和研究价值。

2)归档的文件材料必须反映学院各部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3)归档的文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同部门的不同特点。

2.归档的主要内容和重点

1)反映学院及各职能部门主要活动的文件材料。

2)以本院形成的不同载体、形式的文件材料为主。

3.不归档的文件材料

1)上级机关普发供参阅、不办的文件材料。

2)上级机关发来供工作参考的抄件。

3)上级机关征求意见未定稿的文件。

4)重份文件。

5)无查考利用价值的事务性、临时性文件。

6)非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件。

7)学校内部互相抄送的文件材料。

8)未经会议讨论,未经领导审阅、签发的文件材料。

五、部门(单位)立卷归档流程和要求

1.立卷、归档分工

1)部门立卷归档是我院档案工作的基本制度和基础,各部门必须分工明确,协同配合。

2)分管某个方面工作的院领导,各部门分管档案工作的负责人,都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责,督促有关部门、有关人员认真做好档案工作。

3)立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门负责,其他部门可向其集中或靠拢。

2.立卷原则

遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用;卷内文件材料必须准确反映学院教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

3.立卷分类

按照《高等学校档案实体分类法》,结合我院实际,学院档案按照部门进行逐级分类,每大类中先将文件按其形成或针对的年度分开,同一年度中再按“二级类目分类表”进行具体分类。

分年度的方法和原则:一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度规划、计划,一般可归入文件内容针对的第一年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;法规性文件归入公布或批准年度;按学年处理的文件归入专门年度。

4.立卷组合

立卷组合一般应以问题为主,兼顾其他特征,使之联系紧密。专题性、成套性档案(如科研、产品、基建、设备)按阶段、结构、部件等分别组卷。立卷视文件材料数量的多寡进行,当同一问题的文件多时,可采用硬卷皮成卷或单份装订,一般不超过200页;当问题单一,文件较少,又不便一起归类,可立薄卷。

5.卷内文件材料排列

管理内容的文件综合类皆按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后;文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

6.档案室检查、把关

为了保证案卷的质量,部门在完成以上立卷分类、组合、排列等环节后,须经综合档案室检查和把关,方可在档案室领取案卷封面、填写有关目录等。

检查案卷的文件成份,文件是否收集齐全完整,有无不需要立卷归档的文件材料;检查案卷文件的联系,依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一,相互混淆重复或拆散文件联系的现象;检查案卷文件保存价值,查看各类案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致;检查案卷文件数量,一般不超过200页,对同一问题文件数量多的宜酌情适当分卷,问题单一、文件数量少者可组薄卷等。

7.填写卷内文件目录

每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录,没有责任者、年、月、日、的文件,要考证清楚,及时补上。

(1)  顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写序号。

(2)  文号:文件制发机关的发文字号。

(3)  责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

(4)  题名:即文件标题,一般应照实抄录,没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加一“[ ]”号。

(5)  日期:文件的形成时间,填写时可省略“年”、“月”、“日”,而在表示年、月、日数的右下角加“.”号。

(6)  页号:卷内文件起止之页的编号。

8.填写卷内备考表

1)案卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2)立卷人:由组成本卷的责任者签名。

3)检查人:由对案卷质量进行审核的责任者(一般指文件形成、归档部门负责人)签名。

9.移交归档

兼职档案员按规定时间向学院综合档案室移交归档,填写移交目录一式两份,归档部门与档案室各执一份,以备查考。移交目录要写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间,交接双方还要签名盖章。

10.归档时间和手续

1、党政部门和能按年度归档的部门在次年五月底以前归档。

2、科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

3、财会档案,在会计年度终了后,由财务处保管一年,期满后于次年6月底前归档。

4、特别珍贵的档案,从安全和保管条件等方面考虑,可以随时归档。

六、档案集中管理规程(档案室管理阶段)

通过收集、整理、保管、鉴定、利用等诸环节的管理,对档案原件实行集中、有序、优质和安全管理,对档案承载的信息进行采集、加工、存贮和输出,实现档案的价值,充分发挥档案的作用,为社会各项实践活动服务的整个过程,从而有效解决档案的分散、零乱、质杂、量大等状况与社会对档案需求之间的矛盾。

1.收集

1)要求:收集是档案室积累档案、实现档案集中管理的手段和前提,与部门立卷归档向衔接,是档案集中管理的第一环节,要求及时、完整、系统,有效解决档案的分散与学院、社会利用档案要求合理集中的矛盾。

2)方式:由于收集工作涉及全院各个部门各方面的内容,归档者又多为兼职,自身工作非常繁忙,所以档案室在通过“归档制度”来完成收集任务的同时,亦要继承和发扬优良的工作作风,坚持服务中求生存、求发展的宗旨,尽力为管理、教学等一线部门分担任务,将指导预立卷、通知、上门收集等方式有机地结合起来,确保学院档案的齐全完整。

3)范围:每年根据《分类细则》规定的范围,按各类规定的时间集中或分别收集;随时接收需要插卷的材料;随时接收上级规定应接收的档案;接收并入学院的单位档案。

2.整理

档案的整理是通过对档案原件“化零散为系统”实行有序管理,有效解决档案的零乱与社会利用档案系统化需求的矛盾的工作过程,是档案室的基础工作、学院档案工作的一个重要环节。具体步骤如下:

1)装订:要去掉卷内文件上的金属物、托裱破损文件,字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线,不装订的案卷,应按标准用细线逐件缝边。各种材料一般为A4纸的规格,图件按此件规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。

2)编页号:卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页码;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。

3)拟写案卷题名:案卷题名应简明确切,体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面,不超过50个字。

4)确定保管期限:根据《分类细则》分别确定为永久、长期、短期,并填写在案卷封面上。

5)分类、编号:在文件材料收集齐全的基础上,按一定原则和属性逐卷分别归类编号。

6)填写、粘贴案卷封面:除了以上的案卷标题、保管期限、档号,还要填上卷内文件的起止日期、归档单位的名称,然后按规定粘贴,使案卷整齐、美观、安全、耐用。

7)排架:具体操作按照《分类细则》关于实体排架的规定进行。

3.编目

根据档案利用者的需求,馆藏档案的内容成分,对档案的内容和形式进行分析、选择、浓缩和记录,并按照一定次序编排出各种目录,其中,做为档案室最基本的检索工具——案卷目录要根据不同门类档案的具体情况分年度编制。

4.保管

按照档案管理要求,妥善保管档案,确保安全。

5.利用

按制度做好档案的借阅、复制和利用,并加强档案统计、分析和开发研究,为学院各项工作和社会服务。

6.鉴定和销毁

档案室应根据《实体分类细则》和国家有关保障期限原则的规定,对已满期的档案进行鉴定,有效解决档案的量大质杂与学院、社会利用档案要求优质化的矛盾。

其程序为:在分管院领导的领导下,档案室会同有关部门组成鉴定小组,采取直接鉴定的方法,以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册经分管院领导批准后,方可存、毁。销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。

7.统计

档案室要确定专人负责统计,建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据,按省、市档案部门和学院主管部门的要求及时报送有关报表和数据。按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析,找出存在问题,提出改进措施、建议。

8.目录的数据化

完成各类档案的案卷级、文件级目录向计算机的录入任务,实现档案目录的计算机自动著录、标引、打印、查询等功能。

 

 

 

 

 

 

 

附件:

1.档案简明二级类目分类表

 

DQ(党群)

DQ11——党务综合

DQ12——组织(含党校)工作

DQ13——宣传教育工作

DQ14——工会工作

DQ15——共青团(含学生会)工作

 

XZ(行政)

XZ11——综合(含规划、校友会工作)

XZ12——人事工作

XZ13——综合治理工作

XZ14——图书、档案工作

XZ15——高等教育研究工作

XZ16——信息技术工作

 

JX(教学)

JX11——教学综合

JX12——学科与实验室建设

JX13——招生

JX14——学籍管理

JX15——课堂教学与实践教学

JX16——学位

JX17——毕业生

JX18——科研综合

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